パフォーマンスを維持するためには引き継ぎに主力担当者を必ず入れる
想定場面や課題
コンテンツ制作において、担当者が交代する際には、質の低下やスケジュールの遅延を防ぐことが求められる。しかし、引き継ぎに時間がかかったり、質の低下につながることが少なくない。その要因として、引き継ぎ資料の不足や認識のズレが挙げられる。例えば、コンテンツ制作の工程が属人的になっている場合、新しい担当者が業務フローを把握するのに時間を要する。前任者が暗黙のルールや過去の修正履歴を個人の経験として管理していた場合、ドキュメント化されていない知識の継承が難しく、制作スピードや品質に影響を与える。また、制作基準が明文化されていないと、引き継ぎ後のコンテンツのクオリティにばらつきが生じやすい。例えば、ライティングのトーンが担当者ごとに異なると、統一感のないコンテンツが増え、メディアの信頼性の維持が困難になる。
解決策
この課題解決のためには、主力担当者を巻き込みレギュレーションの整備と必要な情報共有し、情報の漏れや認識のズレを発生させないように注意することが重要。特に、他社にコンテンツ制作を委託している場合、制作会社側の担当者交代によって、これまでのノウハウや信頼関係が途切れ、業務の効率が低下する可能性が高い。そのため、制作会社と自社の双方で役割分担を明確にし、どの情報を引き継ぐべきかを整理する必要がある。例えば、自社では品質チェックの基準や承認プロセスを管理し、制作会社では具体的なコンテンツ作成に関わる情報を担当する、といった形で分担することが考えられる。こうした体制を整えた上で、現場の主力担当者と共有し、認識をすり合わせ、また引き継ぎ内容や資料を共有し、お互いにフィードバックを行うことで、引き継ぎの精度を向上させることができる。また、他社の担当者が交代する場合でも、すべての情報を共有する必要はないが、現担当者と共有している情報のうち、業務に不可欠なものや円滑なコンテンツ制作に役立つ情報は積極的に提供するべきである。情報共有を徹底することで、新しい担当者もスムーズに業務に適応でき、結果として良好な関係性の維持にもつながる。さらに、レギュレーションの更新も重要な要素となる。古い情報のままでは、新しい担当者が適切な判断を下せず、制作スピードや品質に影響を及ぼす。定期的にレギュレーションを見直し、改善すべきポイントがないかを確認することで、引き継ぎ後のパフォーマンス低下を防ぐことができる。このように、必要な情報を整理し、協力者と共有しながら、常に更新を行う体制を整えることで、引き継ぎの効率化とコンテンツの品質の維持を両立することが可能となる。
補足
前提として、レギュレーションなどの資料は日頃から整えておくことが求められる。
